報告書のまとめ方
最近も経験したことだが、報告書のまとめかたについて感じることを
述べてみたい。

報告書は自分のメモではない
報告書はそれを読む人(上司、客先など)のために作成するものであり
自分が分かっても、他人が読んだり見たりして分かり難いものでは意味が
ない。

絶対値だけでなく相対値を
先日経験した例では、物の付着量を実験した報告書で、付着量の絶対値の
データを表にしていた。
此の場合、サンプルの元の重量に差がかなりあるのに、付着量の絶対値の
表を示されても、それだけで、条件によってどう変わったかを判断するのは
難しい。元の重量が大きければ、付着量が相対的に減っていても絶対値は
大きくなるからである。
付着量を%表示にすればその差はかなり分かりやすくなる。
さらに分かりやすくするには、比較したい元の条件の付着量%を1として
変更した条件での付着量%の比をとって表にすると、条件を変えたらどの程度
(20%とか40%とか)増えたかが良く判断出来るようになる。

グラフ表示しよう
人間は数字の羅列を見せられても、それがどのように変動しているかは、すぐ
には分かりにくいが、グラフにすると一瞬に判断できる。
上記の例でも、表だけでなく、グラフで示すとさらに分かりやすいが、会社の
中などで、さらに良い例があった。
工場内での報告書で、毎月の水、蒸気、電力等の消費量を部門別にまとめて
表にした報告書があった。
これは季節で変動したり、生産量で変動したり、合理化で変動したりで、この
絶対値の膨大な表を見せられても、多くの部門の過去の数字を全部覚えていてる
ことは不可能に近く、何かを判断するには非常に時間と努力が必要になる。
これの改良の一つに、生産量当たりの原単位で表示する方法がある。
さらに、例えば毎月の値の過去5年間の平均値と昨年の値と今年の値を一年ぶん
一つのグラフに表示すると、年間の推移、今月の消費量は過去の実績と比較して
どう良くなったか、悪くなったか一目で判断出来るようになり、問題点について
すぐ対応できた。

報告書は書き直させよ
私は以前から、報告書はずいぶん書き直させた。
これでは何が言いたいのか、読む人に分かりにくいので表現を考えろとか、上記の
ようにグラフ化したものを添付させるとかして、少しでも報告書を見る人に親切な
ものにしようとした。
後年、そんな人から報告書をよくチェックしてくれたと感謝されたこともあるが、
若い人に対しては、そうすることが大切なことだと思う。


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